Por Juan Damián Moreno

A partir del 1 de enero de 2016 todos los profesionales de la justicia estarán obligados a usar los sistemas informáticos respecto de los procedimientos que se inicien a partir de esta fecha. Todo un reto que exigirá una buena gestión del cambio y un adecuado proceso de formación entre quienes la va a utilizar. Así mismo, de conformidad con lo dispuesto en el art. 230 de la LOPJ, todos los órganos jurisdiccionales estarán igualmente obligados a utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, puestos a su disposición para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que se establecen en materia de protección de datos de carácter personal y las demás leyes que resulten de aplicación. Los particulares también podrán relacionarse con la Administración de Justicia a través de los medios técnicos en cuanto sean compatibles con los que dispongan los juzgados y tribunales y se respeten las garantías y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.

Los documentos emitidos a través de estos medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Además, a tenor del párrafo primero del artículo 147 de la LEC, introducido por Ley 42/2015, las actuaciones orales y vistas grabadas y documentadas en soporte digital no podrán transcribirse.

Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.

a) Presentación telemática de escritos y documentos

De acuerdo con las previsiones del art. 273 de la LEC, a partir del 1 de enero de 2016 y también respecto de los procedimientos que se inicien a partir de esta fecha, todos los profesionales de la justicia están obligados al empleo de los sistemas telemáticos o electrónicos para la presentación de escritos y documentos, sean iniciadores o no de actuaciones judiciales. Esta normativa se encuentra a su vez desarrollada por Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET.

En principio esta obligación no afecta a los interesados que no sean profesionales y que no estén representados por procurador, que no lo estarán hasta el 1 de enero de 2017.

Además de los juzgados y tribunales y de los profesionales de la justicia, a partir del 1 de enero de 2016 también estarán obligados a intervenir a través de medios electrónicos con la Administración de Justicia: (a) las personas jurídicas; (b) las entidades sin personalidad jurídica; (c) quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria para los trámites y actuaciones que realicen con la Administración de Justicia en ejercicio de dicha actividad profesional; (d) notarios y registradores; (e) quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración de Justicia y (f) los funcionarios de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su cargo. Esta obligación puede incluso hacerse extensible a otros colectivos o personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos (art. 33 Ley 18/2011).

El incumplimiento de este deber en principio es subsanable y conllevará a que el Letrado de la Administración de Justicia (Secretario Judicial) venga obligado a conceder un plazo (cinco días como máximo) para que comparezcan empleando los medios electrónicos anteriormente mencionados. Si no se subsanase en ese plazo, los escritos y documentos se tendrán por no presentados a todos los efectos (art. 43 Ley 18/2011).

Los particulares, fuera de los supuestos anteriores, que no estén representados por procurador podrán elegir, al menos hasta el 1 de enero de 2017, si actúan ante la Administración de Justicia a través de medios electrónicos o no.

Los escritos y documentos presentados por vía telemática o electrónica indicarán el tipo y número de expediente y año al que se refieren e irán debidamente foliados mediante un índice electrónico que permita su debida localización y consulta. La presentación se realizará empleando firma electrónica reconocida y se adaptará a lo establecido en la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.

A estos efectos se distingue entre escrito iniciador, de trámite o iniciador de ejecución. Se entenderá por escrito iniciador todo aquel escrito remitido a un órgano judicial por el que se solicita la incoación de un nuevo procedimiento; en cambio se considerará a estos efectos por escrito de trámite todo aquel escrito remitido en relación a un procedimiento judicial ya incoado. Se entenderá por escrito iniciador de ejecución todo aquel escrito remitido a un órgano judicial, por el que se solicita el despacho de ejecución de resoluciones procesales, arbitrales, de acuerdos de mediación o de títulos extrajudiciales que lleven aparejada ejecución.

La presentación de escritos de forma telemática deberá ir acompañada de un formulario normalizado con el detalle o índice comprensivo del número, orden y descripción somera del contenido de cada uno de los documentos, así como, en su caso, del órgano u oficina judicial o fiscal al que se dirige y el tipo y número de expediente y año al que se refiere el escrito. Se trata de un documento digital diseñado para que el usuario pueda introducir estos datos en los campos correspondientes a fin de que puedan ser almacenados y procesados posteriormente (BOE 17 de diciembre 2015). Este sistema será igualmente aplicable a aquellos intervinientes que, sin estar obligados, opten por presentar sus escritos telemática o electrónicamente.

Sin perjuicio de ello se presentarán en soporte papel los escritos y documentos cuando así expresamente lo indique la ley. En este sentido, se deberán aportar en soporte papel copia de los escritos y de los documentos que se hayan presentado vía telemática o electrónica que den lugar al primer emplazamiento, citación o requerimiento del demandado o ejecutado, lo cual deberá verificarse en los tres días siguientes, acompañando tantas copias literales cuantas sean las otras partes.

Además, de todo escrito y de cualquier documento que se aporte o presente en soporte papel y en las vistas se acompañarán tantas copias cuantas sean las otras partes. Por lo demás, no podrá exigirse a ciudadanos, profesionales o Administraciones que aporten la documentación que les sea requerida o de la que pretendan valerse en soporte papel, salvo que sea preciso para determinar la autenticidad de su contenido o cuando legal o reglamentariamente se autorice de forma expresa (Disposición Adicional 4ª LO 7/2015).

A fin de dar cumplimiento a tales previsiones normativas, especialmente las contenidas en el art. 273 de la LEC respecto a la presentación de escritos y documentos y realización de actos de comunicación por medios telemáticos, cuando las oficinas judiciales y los sujetos intervinientes en el proceso estén obligados al empleo de sistemas telemáticos o electrónicos (ya se ha dicho que, según la Disposición Transitoria 4ª de la Ley 42/15, quienes no sean profesionales no lo estarán hasta el 1 de enero de 2017), remitirán y recibirán todos los escritos, iniciadores o no, y demás documentos, a través de estos sistemas.

Se podrán presentar escritos y documentos en formato electrónico todos los días del año durante las veinticuatro horas. Una vez presentados, se emitirá automáticamente recibo por el mismo medio, con expresión del número de entrada de registro y de la fecha y la hora de presentación, en la que se tendrán por presentados a todos los efectos. En caso de que la presentación tenga lugar en día u hora inhábil, se entenderá efectuada el primer día y hora hábil siguiente. A efectos de prueba y del cumplimiento de requisitos legales que exijan disponer de los documentos originales o de copias fehacientes, se estará a lo previsto en el art. 162 de la LEC.

A la vista de ello, el sistema permitirá verificar en todo momento la trazabilidad del procedimiento, es decir, su seguimiento y control y con ello la posibilidad de conocer el estado de las actuaciones sin moverse del despacho.

Cuando la presentación de escritos perentorios dentro de plazo por los medios telemáticos o electrónicos no sea posible por interrupción no planificada del servicio de comunicaciones telemáticas o electrónicas, siempre que sea posible se dispondrán las medidas para que el usuario resulte informado de esta circunstancia, así como de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento. El remitente podrá proceder, en este caso, a su presentación en la oficina judicial el primer día hábil siguiente, acompañando el justificante de dicha interrupción. En los casos de interrupción planificada deberá anunciarse con la antelación suficiente, informando de los medios alternativos de presentación que en tal caso procedan.

Si el servicio de comunicaciones telemáticas o electrónicas resultase insuficiente para la presentación de los escritos o documentos, se deberá presentar en soporte electrónico en la oficina judicial ese día o el día siguiente hábil, junto con el justificante expedido por el servidor de haber intentado la presentación sin éxito. En estos casos, se entregará recibo de su recepción.

Sin perjuicio de ello, cuando los interesados no estén obligados a utilizar los medios telemáticos y no hubieran optado por ello o cuando no sean susceptibles de conversión en formato electrónico y en los demás supuestos previstos en las leyes, se presentarán en soporte papel. Estos documentos, así como los instrumentos o efectos que se acompañen, quedarán depositados y custodiados en la oficina judicial, a disposición de las partes, asignándoseles un número de orden, y dejando constancia en el expediente judicial electrónico de su existencia. El funcionario designado para ello estampará en los escritos de iniciación del procedimiento y de cualesquiera otros cuya presentación esté sujeta a plazo perentorio el correspondiente sello en el que se hará constar la oficina judicial ante la que se presenta y el día y hora de la presentación.

No obstante, si la presentación del escrito o del documento, cualquiera que fuera la forma, estuviere sujeta a plazo, podrá efectuarse hasta las quince horas del día hábil siguiente al del vencimiento del plazo, pero nunca en el juzgado de guardia (art. 135 LEC).

b) La comunicación a través de medios telemáticos

Conforme a lo dispuesto en el art. 162 de la LEC, cuando las oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los actos de comunicación estén obligados a enviarlos y recibirlos por medios que permitan el envío y la recepción de escritos y documentos, los actos de comunicación se efectuarán por estos medios, con el resguardo acreditativo de su recepción. Los profesionales y destinatarios obligados a utilizar estos medios, así como los que opten por los mismos, deberán comunicar a las oficinas judiciales el hecho de disponer de los medios y la dirección electrónica habilitada a tal efecto.

Asimismo se constituirá en el Ministerio de Justicia un registro accesible electrónicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes a los organismos públicos y profesionales obligados a su utilización.

En cualquiera de los supuestos, cuando constando la correcta remisión del acto de comunicación por dichos medios técnicos (salvo los practicados a través de los servicios de notificaciones organizados por los Colegios de Procuradores), si transcurrieran tres días sin que el destinatario acceda a su contenido, se entenderá que la comunicación ha sido efectuada legalmente, desplegando plenamente sus efectos, salvo que el destinatario justifique la falta de acceso al sistema de notificaciones durante ese periodo.

Si la falta de acceso se debiera a causas técnicas y éstas persistiesen en el momento de ponerlas en conocimiento, el acto de comunicación se practicará mediante entrega de copia de la resolución. En cualquier caso, la notificación se entenderá válidamente recibida en el momento en que conste la posibilidad de acceso al sistema. No obstante, caso de producirse el acceso transcurrido dicho plazo pero antes de efectuada la comunicación mediante entrega, se entenderá válidamente realizada la comunicación en la fecha que conste en el resguardo acreditativo de su recepción.

No se practicarán actos de comunicación a los profesionales por vía electrónica durante los días del mes de agosto, salvo que sean hábiles para las actuaciones que corresponda.

Cuando la autenticidad de resoluciones, documentos, dictámenes o informes presentados o transmitidos por los medios a que se refiere el apartado anterior sólo pudiera ser reconocida o verificada mediante su examen directo o por otros procedimientos, podrán, no obstante, ser presentados en soporte electrónico mediante imágenes digitalizadas de los mismos, en la forma prevista en los artículos 267 y 268 de la LEC, si bien, en caso de que alguna de las partes, el tribunal en los procesos de familia, incapacidad o filiación, o el Ministerio Fiscal, así lo solicitasen, habrán de aportarse aquéllos en su soporte papel original, en el plazo o momento procesal que a tal efecto se señale.

En fin, si esto funciona, muchas otras cosas tendrán también que cambiar, entre ellas la distribución geográfica de los juzgados, los procedimientos e, incluso, el perfil profesional del personal al servicio de la Administración de Justicia, entre ellos, los Procuradores de los Tribunales, que empezarán a convertirse en intermediarios digitales de los abogados que no estén en condiciones de adaptarse, lo cual no tardará en hacerse esperar.

Mirada 360